Arquivo público da Câmara Municipal
O Arquivo Público da Câmara Municipal de Palmital é o setor responsável pela guarda, organização e preservação dos documentos do Poder Legislativo, garantindo transparência administrativa e proteção da memória institucional.
O que faz o Arquivo Público da Câmara
Criado por ato próprio da Câmara, o Arquivo Público é vinculado à Secretaria e coordena a gestão dos documentos produzidos e recebidos pelo Legislativo, desde a fase corrente até o arquivamento permanente ou eliminação ao final do prazo legal.
Entre suas atribuições estão formular a política de gestão documental, definir diretrizes de preservação, coordenar planos de classificação e tabelas de temporalidade, acompanhar a gestão de documentos digitais e garantir que o acesso às informações ocorra de maneira segura, observadas as hipóteses legais de sigilo.
Como o Arquivo está organizado pela Resolução nº 96/2022
O Arquivo Público da Câmara é um órgão vinculado à Secretaria, criado por Resolução específica, com a função de formular a política de gestão de documentos do Legislativo, coordenar sua implantação e definir normas para produção, organização, guarda e preservação dos documentos em todos os setores da Casa.
Competências do Arquivo
- Formular a política de gestão de documentos e coordenar sua implantação no âmbito da Câmara.
- Estabelecer e divulgar diretrizes e normas de gestão e preservação de documentos.
- Garantir o acesso às informações e arquivos, respeitando as restrições legais de sigilo e proteção de dados.
- Elaborar e atualizar planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos.
- Assegurar a gestão, preservação e controle dos documentos sob sua custódia.
Eliminação e preservação de documentos
- Aplicar os prazos definidos nas tabelas de temporalidade e coordenar a eliminação de documentos sem valor permanente.
- Garantir a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo.
- Autorizar a eliminação de documentos públicos produzidos ou recebidos pela Câmara, conforme a legislação arquivística.
- Assegurar que documentos de guarda permanente sejam preservados mesmo após microfilmagem ou digitalização.
Arquivos, protocolos e gestão integrada
Todos os arquivos setoriais e protocolos do Poder Legislativo ficam subordinados tecnicamente ao Arquivo Público, o que permite uma gestão integrada dos documentos e das informações, inclusive digitais. Isso ajuda a agilizar o acesso aos documentos, garantir a preservação dos acervos mais importantes e integrar o trabalho das diversas unidades da Câmara.
Comissão de Avaliação de Documentos e acesso à informação
A Resolução também prevê uma Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, de caráter permanente e multidisciplinar, com três integrantes (dois servidores efetivos e um Procurador Jurídico), responsável por orientar a classificação, avaliação, eliminação, transferência e recolhimento de documentos, além de apoiar a implementação da política de acesso à informação na Câmara.
Quem descumprir as normas de gestão e preservação de documentos fica sujeito a responsabilização administrativa, civil e penal, nos termos da legislação vigente.
Gestão documental
Coordenação dos planos de classificação e das tabelas de temporalidade, que organizam os documentos por assunto, órgão e prazo de guarda, de modo a permitir tratamento padronizado e gestão sistêmica da informação em todos os setores da Câmara.
Preservação da memória
Preservação de documentos que registram a história do Legislativo e da cidade, como atas, leis, resoluções e outros registros de valor histórico, probatório e informativo, que são inalienáveis, imprescritíveis e de guarda permanente.
Transformação digital
Acompanhamento e apoio à implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística, digitalização segura de acervos e ampliação do uso de documentos digitais, reduzindo o uso de papel e aproximando a Câmara das práticas de governo aberto e transparência previstas nas políticas públicas atuais.
Ciclo de vida dos documentos
Cada documento passa por fases: produção, uso corrente, guarda intermediária e, ao final, eliminação ou guarda permanente. As tabelas de temporalidade definem prazos e orientam as decisões, sempre em conformidade com a legislação arquivística e com a Lei de Acesso à Informação.
| Atas, leis e resoluções | Guarda permanente |
| Dossiês de servidores | Longo prazo (até 100 anos) |
| Processos licitatórios | Prazo estendido (em regra ≥ 10 anos) |
| Documentos contábeis | Conforme legislação (em geral de 5 a 10 anos) |
A eliminação de documentos somente ocorre após análise técnica e com autorização formal do Arquivo, observando os prazos definidos e garantindo a preservação dos documentos de valor permanente.
Como solicitar documentos do Arquivo
Qualquer pessoa pode pedir acesso a documentos, cópias ou certidões de documentos arquivados, sem necessidade de apresentar justificativa, salvo casos específicos em que a legislação prevê sigilo ou proteção de dados pessoais.
- Identifique, se possível, o tipo de documento, período ou assunto de interesse.
- Registre o pedido pelos canais de atendimento ao cidadão (presencial ou eletrônico).
- Aguarde o retorno dentro dos prazos previstos na legislação de acesso à informação.
Quando o documento estiver disponível em meio digital, o atendimento poderá ser feito prioritariamente por envio eletrônico, facilitando o acesso, reduzindo custos e fortalecendo o direito de acesso à informação e a participação da sociedade no acompanhamento das ações públicas.
Compromisso com a Agenda 2030 e instituições transparentes
A organização, preservação e divulgação de documentos públicos contribuem para instituições mais transparentes, responsáveis e acessíveis à população, alinhadas aos objetivos globais de paz, justiça e instituições eficazes.
Ao facilitar o acesso à informação, apoiar a digitalização segura de acervos e incentivar o uso de dados para controle social, o Arquivo Público reforça a confiança nas instituições e ajuda a ampliar a participação da sociedade na fiscalização das políticas públicas.
Transparência e atos normativos
A instituição e o funcionamento do Arquivo Público da Câmara estão regulamentados por atos oficiais, disponíveis para consulta em formato digital. Esses documentos definem as competências da unidade, a composição da equipe responsável e a forma de eliminação ou preservação dos documentos públicos.
